Właśnie rozpoczął się miesiąc sierpień. Dla wielu przedsiębiorstw jest to półmetek roku budżetowego. W tym modelu funkcjonowania możecie doświadczyć ciekawego zjawiska. Budżet to plan roczny. Zaakceptowany przez ogół przedsiębiorstwa, wbudowany w długoterminową strategię. Skoro plan budżetowy jest priorytetem, to dlaczego dochodzi do sytuacji, że projekty w połowie roku zostają zatrzymane ze względu na problemy z dowiezieniem wyniku? Powiem więcej, widzimy gołym okiem, jak skutecznie są zwalczane przez osoby, które powinny je wspierać. Dlaczego tak się dzieje?
W ostatnim artykule ,,Ma być teraz, już, szybko” opisałem podstawy pierwszego kroku DMAIC. Wyjaśniłem podstawowe zagadnienia dotyczące powołania inicjatywy, projektu. Zakładając, że wykonaliśmy ten krok, powinniśmy teraz wiedzieć jak wykorzystać efektywnie te informacje. W tym celu należy zdefiniować interesariuszy. Kim są te osoby i dlaczego to tak ważne, dowiesz się w poniższym wpisie.
Przykładasz zbyt dużo uwagi narzędziom
Realizując pierwsze inicjatywy przywiązywałem bardzo dużą uwagę do poprawności wykorzystania narzędzi. Często kosztem czasu i uwagi na budowanie relacji z ludźmi, którzy stanowili trzon i otoczenie projektu. W konsekwencji zdarzało się, że w trakcie trwania projektu kończyły mi się środki, co gorsza tylko ja identyfikowałem się z celem projektu. Pozostała grupa osób nie była zainteresowana tym, co im proponuje lub nawet antagonizowała proponowane zmiany. Czy wydaje Ci się to znajome? Odpowowiedzmy sobie, dlaczego tak się działo.
Nie doceniamy aspektów miękkich projektu
Czy na pewno? Z dużą pewnością można powiedzieć, że ciężko je zmierzyć. Jeśli przyjrzymy się starcie projektu, to na pewno zwróci waszą uwagę klika rzeczy:
- Zbyt mało uwagi przykłada się analizie wpływu projektu na różne grupy osób, których może jednak ten projekt dotyczyć. Z marszu pracujemy w silosach i nie zastanawiamy się nad tym, na czyj budżet, czy sytuację wpłyną zmiany wprowadzone w naszym projekcie.
Przykład takiego zdarzenia przeczytamy poniżej
Wróćmy do naszego bohatera, który jest właścicielem rozwijającej się restauracji. W łańcuchu dostaw pierogarni możemy wyróżnić dostawcę materiałów, restauratora, dostawcę i finalnego klienta.
Dostawca materiałów postanowił zmniejszyć koszty produkcji przypraw i dodatków, które sprzedawał pierogarni. Postanowił zmienić formę pakowania oraz skład przypraw. Wcześniej były to czyste produkty bez składników zastępujących. Obecnie w składzie niektórych przypraw znajdziemy aromaty i barwniki, kosztem przypraw które są droższe. Zmiana opakowania z metalizowanego na bezbarwne i próżniowe, również jest tańsza. Z perspektywy dostawcy jest to atrakcyjne cenowo rozwiązanie. W skali roku generuje to znaczący wzrost marży. Skoro przychód miałby pozostać taki sam a koszt spaść, to jak tu nie cieszyć się ze wzrostu marży?
Sytuacja w pierwszym momencie nie sprawia problemu również restauratorowi. Składniki, są przecież prawie takie same.
Problem pojawia się po czasie, kiedy zauważalny jest spadek sprzedaży konkretnej grupy dań. Powodem jest zmiana jakości smaku oferowanego asortymentu. Finalny odbiorca wyczuwa zmianę smaku wyrobu. Przyzwyczajony do konkretnego standardu, doświadcza zawodu. Jego ulubione danie odbiega teraz od jego oczekiwań. W konsekwencji restaurator doświadcza spadku sprzedaży dań, co przekłada się bezpośrednio na spadek ilości zamawianych materiałów od dostawcy. Początkowy dostawca kierując się obniżeniem kosztów w myśl CTC (Critical to costs), nie wziął pod uwagę czynnika CTS (Critical to satisfaction). Nie widząc interakcji pomiędzy nimi, nie świadomie pogorszył obroty swojej firmy. Jaka wobec tego, powinna płynąć z tego rada?
Patrząc na pracę w przedsiębiorstwie doświadczacie na pewno sytuacji, kiedy redukcja kosztów na odcinku A przynosi efekty na poziomie redukcji kosztów o np. 5% ale generuje pogorszenie sytuacji na odcinku B o 6% i więcej. Jest to właśnie ten przykład, kiedy zamiast oszczędzać, przepłacamy. Wyjaśnia to dlaczego, możemy czasem nieświadomie doprowadzić do zantagonizowania wobec siebie interesariuszy, którzy wrócą do nas i zbombardują nasz projekt.
Wprowadzając zmiany w procesie należy pamiętać o trzech rzeczach:
- Nie podejmować podejścia pracy w silosach. Należy zastanawiać się, jak nasza każda zmiana wpłynie na cały proces usługi, czy produkcji. Zabieg ten nazywamy definiowaniem kontr miary.
- Znać dokładnie proces, klienta który jest kolejny w łańcuchu dostaw. Znając jego warunki CTS – critical to satisfaction, powinniśmy uniknąć tego typu błędów.
- Znać priorytety i strategie wszystkich osób z łańcucha dostaw. Wraz z wzrostem wiedzy na temat potrzeb w/w osób, trafniej ocenimy jak zaangażować ich w nasz projekt, by było to ich potrzebą, nie obowiązkiem.
Dlaczego tak bardzo, każdy chciałby być ojcem sukcesu
Dlaczego tak podkreślam rolę potrzeb? Projekty i inicjatywy to przede wszystkim ludzie. To proces grupowy warunkuje wystąpienie zjawiska zwanego zmianą. Jest to nic innego, przeprowadzenie ludzi poprzez zmianę przekonań i dokonanie z nimi wspólnie aktywności, by finalnie wprowadzić proces na nowy poziom. Chyba każdy z nas zna powiedzenie, że ,,sukces ma wielu ojców ale porażka jest sierotą”. Jeśli będziemy wstanie wsłuchać się w potrzeby każdego z interesariuszy i damy mu możliwość wkładu w projekt na jego warunkach, sukces mamy prawie gwarantowany.
Co jeśli mamy na drodze oporną osobę?
Nie ma osób opornych. To tylko kwestia zrozumienia interesu strony. Oczywiście, że problem jest szczególnie trudny, kiedy cel naszego projektu stoi w przeciwności z interesem jednego z interesariuszy. Tego typu sytuacja wymaga wtedy szczególnego zaangażowania i współpracy z tą osobą. Czasem wymagać to będzie wypośrodkowania oczekiwań, czasem zmiany celu a czasem dokładnego zrozumienia intencji obu stron. Na pewno, nie wolno bagatelizować tej osoby. Znam wiele sytuacji, gdzie osoba specjalnie oporująca na początku, odpowiednio wysłuchana i wprowadzona w projekt, była największym motorem zmian w najtrudniejszych etapach projektu.
Dzisiejszy wpis kładzie nacisk na określenie interesariusza. Jak go zdefiniować?
Do tego celu służy poniższa macierz. Celem drugiego kroku jest analiza osób zainteresowanych projektem. Opisanie ich za pomocą czterech charakterystyk:
- Określenie osoby, która wchodzi w interakcję z celem naszego projektu i jaka jest jej rola w organizacji,
- Opis roli interesariusza. Określenie jego korzyści, lub ich braku w projekcie. Zdefiniowanie dlaczego jest ważna.
- Określenie siły wpływu na cel za pomocą posiadanych narzędzi. Celem tego zabiegu jest wytypowania działań, które mogą pomóc nam w projekcie lub stoją w jego sprzeczności.
- Określenie siły wpływu za pomocą znaków dodawania/odejmowania. Potwierdzają one, jakie jest finalne nastawienie osoby w projekcie.
Powyższa analiza daje nam wynik w postaci informacji o osobach, które możemy jeszcze efektywniej zaangażować w osiągnięcie celu. Dodatkowo dostajemy istotną informację o pierwszych tzw. blockerach w projekcie. Mamy już na samym początku czas, by interweniować i w sposób przemyślany uczynić nasz cel ich interesem. Czasem metodą negocjacji, czasem za pomocą zwykłej rozmowy. Dzięki temu, minimalizujemy ryzyko spędzenia niepotrzebnie zasobów w projekcie, a czasem istotne ich ograniczenie (czas, pieniądze, ludzie).
Podsumowując dzisiejszy wpis:
- Drugim krokiem projektu jest określenie interesariuszy w projekcie,
- Pamiętajmy, że projekty i inicjatywy to ludzie,
- Każdy potrzebuje często tylko zrozumienia intencji i należy mu znaleźć jego rolę w projekcie,
- Analizujmy cały łańcuch dostaw za pomocą wskaźnika kontr miary,
- Nie pozwalajmy na pracę w silosach,
- Definiujmy sprzeczne interesy stron, by popracować nad usunięciem blokad projektu przed jego rozpoczęciem.
Dzisiejszym wpisem otworzyliśmy drugi krok projektu. Wiemy, że projekt opiera się głównie na ludziach. W kolejnych dowiecie się, jak skonstruować prawidłowy kanał komunikacji. Istnieją rzeczowe badania i techniki, które czynią projekt jeszcze bardziej efektywnym w zmianie.
Zajrzyjcie proszę za kilka dni do mapy drogowej. Dodam tam krok 2 i pokazaną formatkę.
Jeśli spodobał Ci się wpis, zapraszam do polecenia i komentowania. Jakie są twoje doświadczenia
z definiowaniem interesariuszy? Może masz inną metodę na ich znalezienie? Podziel się z nami. Utwórzmy z tego większą dyskusję. Na pewno masz coś, co nas zainteresuje i nauczy.
