Czy zdarzyło mi się położyć jakiś projekt? Nie jeden. Szczególnie te, które realizowałem na samym początku. Przykład? W trakcie jednego wdrożyłem usprawnienia i nie mogłem osiągnąć celu. Poza straconym czasem i wysiłkiem, przysporzyłem sobie sporo nerwów. Jeśli chcesz poznać bliżej tą krótką historię, zapraszam do wpisu poniżej.
Jak do tego doszło?
Historia była zwyczajna. Ty pewnie też jej doświadczyłeś. Zbytnia pewność siebie, brak doświadczenia i młodzieńcza ambicja. Dostałem projekt, który miał trwać kilka miesięcy, a ja chciałem zrobić go w dwa. Nie zastanawiając się nad źródłem zmienności mojego problemu, przeszedłem z marszu do rozwiązań. Znasz ten stan kiedy wolisz od razu działać? Efekt był taki, że rozwiązywałem problem tam, gdzie wcale nie występował. Minęło cztery tygodnie pracy, a ja musiałem wrócić do samego początku. Dlaczego do tego doszło? Nie zmapowałem dokładnie swojego procesu i nie poznałem właściwego zakresu projektu.
Co było dalej ?
Przeanalizowałem proces za pomocą narzędzia SIPOC. Odkryłem, że przyczyna problemu zaczyna się już dwa etapy procesu wcześniej a oczekiwany zakres działań powinien być zupełnie inny. Czym jest zatem SIPOC?
Nazwa SIPOC jest akronimem odnoszącym się do pięciu kroków graficznego mapowania procesu. Używanego przede wszystkim w fazie definiowania w celu efektywnego określenia zakresu projektu oraz poznania procesu, w którym się poruszamy. Jego głównym zadaniem jest pokazanie wewnętrznych relacji pomiędzy dostawcą (supplier) a klientem (customer) oraz pokazanie interakcji z tego płynących. Informuje również o materiałach wejściowych (inputs) użytych w poszczególnych krokach procesu oraz rezultatów (outputs) w postaci półproduktów, produktów gotowych. Mówiąc wprost widzimy bezpośrednią transformację wejść (inputs) w wyjścia (outputs).
Jeśli chcesz użyć narzędzia SIPOC pamiętaj proszę o kliku rzeczach:
- Konstrukcja narzędzia wymaga podzielenia procesu na poszczególne poziomy,
- Zalecam budowanie map SIPOC o skali nie większej niż 10 poziomowej, co ilustrują zdjęcia poniżej W przypadku bardziej złożonego procesu sugeruję użycie mapy analitycznej procesu,
- Dla każdego poziomu należy określ wejścia (inputs) oraz dostawcę (supplier) materiałów wejściowych,
- W kolejnym etapie zdefiniuj wyjścia (output) z procesu oraz klienta (client) tego kroku w procesie,
- Teraz pozostało Ci określenie tego, co stanowi trzon SIPOC, mówię tu o określeniu procesu konwersji wejść w wyjścia (process).
Jak wyglądałby proces produkcji pierogów w wydaniu SIPOC?
Na powyższej ilustracji widzisz 8 krokowy proces przygotowania dania. Podzieliłem proces na poszczególne mniejsze etapy. Dzięki temu udało się zobaczyć dostawców, kroki procesu i wszystkich klientów. Skoro poznałem swój proces, co zatem należałoby z tym zrobić dalej ?
Znasz proces tylko wtedy, kiedy możesz nim sterować
Kolejnym etapem mapowania procesu jest sporządzenie listy parametrów CTP, które regulują twój proces. Służy do tego poniższa macierz, która jest rozwinięciem SIPOC-a,
Macierz jest podzielona na cztery kolumny:
- Kolumna pierwsza ilustruje kolejne kroki procesu, które zdefiniowaliśmy za pomocą SIPOC,
- W kolumnie drugiej niebieskiej, możemy zobaczyć oczekiwane wyniki Y(CTS<=CTQ) z każdego poziomu procesu,
- W kolumnie trzeciej widzimy z kolei parametry (CTP), które odpowiadają za satysfakcjonujący poziom CTQ. Oprócz parametrów, spisujemy jednostkę miary parametru oraz obecny zakres (specyfikację) jego działania,
- Kolumna czwarta opisuje nam zakłócenia. Są to czynniki na których nie możemy kontrolować i które mogą negatywnie wpłynąć na nasze Y. Poznanie ich natomiast, daje możliwość zmniejszenia skutków ich wystąpienia lub całkowitego uniknięcia.
Co powinienem zapamiętać z dzisiejszego wpisu:
- Mapowanie procesu metodą SIPOC pozwala nam na dogłębne poznanie naszego procesu i podzielenie go na poszczególne etapy. To z kolei ułatwia sprawę w przygotowaniu efektywnego planu próbkowania i zbierania danych w fazie pomiaru. Mierzę tylko te Y i grupy parametrów, które mają istotny wpływ na mój proces.
- Działając w ten sposób zdobędziecie wiedzę o procesie, jego regulatorach oraz występujących zakłóceniach.
- Wykorzystanie mapy SIPOC w fazie definicji projektu, pomoże precyzyjnie ocenić zasoby, materiały i czas, które należy zaplanować do wykonania,
- Mapując proces nauczycie się więcej o zasadzie jego działania. To z kolei pozwoli wam na zbudowanie wstępnych teorii do wykorzystania w fazie pomiaru i analizy,
Krok 3 projektu DMAIC za nami. W następnym wpisie dowiecie się więcej o zasadach powołania zespołu projektowego. Opowiem więcej o organizacyjnym podejściu do formowania zespołu oraz definiowaniu i organizowaniu pracy w projekcie za pomocą macierzy RACI.
Jeśli spodobał Ci się wpis zapraszam do komentowania i pozostawienia łapki w górę.
