Dzisiaj kilka słów o niewykorzystanym potencjale 5S. Chciałbym zwrócić uwagę na często pomijane elementy i możliwości wynikające z jego zastosowania.
Wydaje się że temat został wyczerpany. Możemy wpisać w przeglądarkę internetową termin 5S. Znajdziemy tam gotowe przykłady wdrożenia, formatki. Nic tylko wdrażać i liczyć pieniądze. Niestety, najczęściej sprowadza się to do użycia tylko oczywistych narzędzi sprzątania, systematyki i sortowania.
Co nam ucieka?
Pomijamy najważniejszy element, którym jest budowanie świadomości osób biorących udział w inicjatywie. Mam na myśli budowę odpowiedzialności za swoje miejsce pracy, kształtowanie autonomii i poczucia możliwości kształtowania swojego otoczenia. Szkoda, to piąty krok jest kołem zamachowym całego systemu.
Możemy to zmienić w bardzo prosty sposób, poprzez integracje piątego kroku z systemem sugestii. Budujemy dzięki temu zdolność do samostanowienia i uczymy podejścia usprawnienia miejsca pracy. Przecież tego oczekujemy od siebie i współpracowników. Kwestionowania doskonałości, regularnych małych usprawnień aby budować w konsekwencji idealne miejsce pracy i nawyk ciągłego doskonalenia.
Na kim skupiasz uwagę oglądając konkurs biegowy?
Powyższy temat nie wypali, jeśli nie zastosujemy zasady dowodu społecznego. Kierujemy zespołem poprzez przykład, czyli włączenie się w szukanie z pracownikami rozwiązań poprzez Gemba walk. Zapraszanie rutynowo pracowników na przeglądy dzienne wyników i poświęcanie tematowi kilka minut dziennie, tygodniowo. Jeśli pracownicy widzą brak zainteresowania tematem u przełożonego, to dlaczego dla nich ma być to ważne. Koniec końców, ludzie zawsze będą naśladować lidera. To rutyna i naśladowanie tworzą atomowe nawyki.
Jak tam twoje ostatnie S, czyli samodyscyplina? Odpowiedzi na to pytanie jest kilka.
My mamy tylko pierwsze cztery i twierdzimy, że nam wystarcza. Dlaczego tak się dzieje? Wykonaliśmy w rezultacie jednorazowa akcje sortowania, systematyki, sprzątania i standaryzacji miejsca pracy, często bez lub przy udziale osoby zainteresowanej. Co nam to przypomina? Relacje dorosły – dziecko. Stawiając na szybki efekt wizualny nie dajemy szansy na przeniesienie odpowiedzialności za samostanowienie i poczucie wpływu na pracownika, wysyłamy również istotny komunikat, zawsze wpadnę na chwilę i Ci posprzątam. Obserwuje to równie często wspierając klienta. Jeśli nie przyjmie od razu odpowiedzialności za prowadzenie warsztatu, całe przedsięwzięcie traci znaczenie. 5S to zmiana kultury a ona wymaga wzięcia szerszej odpowiedzialności.
Mamy audyty warstwowe i wszystko jest na 100%
W tym przypadku przyczyn problemu jest klika. Stosujemy przeładowane pytaniami listy kontrolne. Są tak opracowane że człowiek nie ma szans wykonania jej rzeczowo z powodu braku czasu. Skoro mam 40 pytań, to przestaje je analizować już po 10 pytaniu. Kończy się to podpisaniem arkusza bez wykonania realnej kontroli. Frustrujące? Zapewne dla obu stron. Jedni nie utrzymują standardu, drudzy dają nie życiowe i nie przemyślane listy kontrolne. Pozostaje zaznaczanie wszystkiego na zielono. Cytując klasyka ,,dobrze się kłamie w miłym towarzystwie”.
Jest na to sposób, wprowadzamy audyt wewnętrzny trzeciej strony.
Rozwiązanie jest dobre, pod warunkiem ze zapewnimy by nie zmieniło się to z czasem w wojnę pomiędzy zespołami. Wymaga zaangażowania, szkolenia z podejścia do audytowania i najlepiej okresowej oceny audytora,
Kolejnym elementem jest ciagle szkolenie audytorów z jakości audytowania. Obiektywizm, poszukiwanie zgodności i audyty nastawione na wzmacnianie zdolności samodoskonalenia przez osoby audytowane.
Istnieje inne rozwiązanie?
- Należy wypracować własny sposób rozwijania i utrzymania systemu. Kopiując rozwiązanie z innej firmy skopiujemy narzędzie bez wypracowania wewnętrznego porozumienia (kontraktu) grupy,
- Czasem mniej, znaczy więcej. Zmniejsz listy listy audytowe, podziel je na krótsze i możliwe do zrealizowana. Nikt z nas nie lubi realizować nudnych i długich zadań. Może lepiej sprawdzić po jednej rzeczy w dniu pracowniczym i na każdej zmianie. Celem samodoskonalenia jest budowanie postaw i nawyków. Co może być lepsze od rutyny, która trwa krótko, jest zachęcająca i prosta? Przyznajmy otwarcie, ze jako ludzie jesteśmy leniwi i akceptujemy proste rozwiązania. Nie bez powodu rozwijana jest koncepcja UX ,,user experience’’.
- Graj prostymi rozwiązaniami. Dobrym pomysłem jest mix narzędzi i wplecenie w system elementów wizualizacji o prostocie komunikatu. Polecam podejście Kamishibai.
- Zbuduj system motywacji i nagradzania. Ale taki, który będzie rutynowy i opierał się na wzmacnianiu postaw, nie nagradzaniu finansowemu. Nie ma efektywniejszej metody położenia koncepcji, niż oparcie na dźwigni materialnej. Koszt będzie rósł, z czasem przekroczy budżet, czasem nie pójdzie wypłata a wtedy osiągniemy efekt odwrotny od zamierzonego.
Jakie ty masz rozwiązania?
Formułując ten wpis chciałem podzielić się swoimi przemyśleniami. Sieć jest pełna teorii i iluzorycznych sukcesów wdrażania. W moim odczuciu w dalszym ciągu mało jest wymiany doświadczeń i informowanie o wyzwaniach nie jest w modzie. Raczej słabo wpisuje się w kanon ciągłych sukcesów, którymi wypełnione są portale społecznościowe. Zachęcam do pozostawienia komentarza i swoich sugestii dla innych. Pozdrawiam
